Finance & Administration Specialist (m/w/d)

Frankfurt am Main · Vollzeit

Donnerstag.ai baut das KI-Rückgrat der Unternehmensfinanzen: eine Plattform, die die Finanzprozesse großer Unternehmen automatisiert, die das ERP zwar erfasst, aber nicht erledigt. Wo wir ein Modul haben, etwa Reconciliation, Cash Application oder Mahnwesen, setzen wir es ein. Wo das ERP eines Kunden eine Lücke lässt, bauen wir die Automatisierung dafür.

Unsere Kunden sind Finanzabteilungen von Großunternehmen aus Logistik, Automotive, Payments und Handel. Wir haben eine Seedrunde unter Führung von Speedinvest aufgenommen, gemeinsam mit QED Investors und Crestone Venture Capital. Wir hosten in der EU und Lokal nach requirements und sind ISO 27001 zertifiziert. Neben Frankfurt bauen wir gerade unseren zweiten Standort in Istanbul auf.

Über die Rolle

Du übernimmst den kaufmännischen Betrieb von Donnerstag.ai. Gehaltszahlungen, Rechnungen, Verträge, Fristen, die Abstimmung mit unserer Steuerkanzlei und die Verrechnung zwischen der deutschen GmbH und unserer türkischen Tochter. Dazu unser ISO-27001-System und SOC Type II, das bei jedem Enterprise-Deal geprüft wird.

Du arbeitest direkt dem Geschäftsführer zusammen.

Keine dieser Aufgaben ist für sich genommen schwer. Schwer ist, dass sie alle gleichzeitig laufen, dass niemand hinter dir steht und gegenprüft, und dass ein übersehener Fristablauf oder ein fehlender Nachweis erst auffällt, wenn er teuer wird. Wir suchen jemanden, der genau darin gut ist.

Was du tun wirst

Buchhaltung und Zahlungsverkehr: Du bereitest die Buchhaltung für unsere Steuerkanzlei auf, klärst Rückfragen selbst, führst die monatlichen Gehaltszahlungen aus und hältst Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, offene Posten und Spesen im Griff.

Intercompany Deutschland und Türkei: Du steuerst Belegfluss und Abstimmung zwischen der GmbH und unserer türkischen Tochtergesellschaft, arbeitest mit unserem Dienstleister vor Ort und dokumentierst die Verrechnungen zwischen beiden Gesellschaften so, dass sie einer Prüfung standhalten.

Verträge und Recht: Du bereitest Standardverträge vor und versendest sie, führst das Vertragsregister, überwachst Fristen und Kündigungstermine und korrespondierst mit Behörden, Notar und externer Rechtsberatung.

Compliance und Informationssicherheit: Du betreibst unser ISO-27001-System im Alltag, sammelst Nachweise, hältst Richtlinien im Review-Zyklus, bereitest die jährlichen Überwachungsaudits und die laufende SOC-2-Zertifizierung vor und koordinierst unseren externen Datenschutzbeauftragten. Fachlich verantwortlich bleiben er und die Geschäftsführung, die Koordination liegt bei dir.

People Operations und Office: Du organisierst das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen, führst die Personalakten, bist Schnittstelle zu unserem Employer-of-Record-Provider und sorgst dafür, dass Equipment, Lizenzen und Reisen da sind, wenn sie gebraucht werden.

Du passt gut hierher, wenn

• Du mehrere Jahre in Finance Operations, Finanzbuchhaltung oder einer Steuerkanzlei gearbeitet hast und genau weißt, wie Belege aufbereitet, vorkontiert und übergeben werden.
• Du eigenständig auf Deutsch an Behörden, Steuerkanzlei, Notar und Vertragspartner schreibst, und auf Englisch an Kolleginnen und Kollegen in Madrid, Istanbul und Dubai.
• Du fristengetrieben arbeitest. Wiedervorlagen, Nachweise und Versionsstände sind für dich Handwerk, nicht Last.
• Du mit Gehalts-, Vertrags- und Finanzdaten umgehst, ohne dass jemand dich daran erinnern muss.
• Du Probleme ansprichst, bevor sie wachsen, statt sie sauber zu dokumentieren, während sie größer werden.
• Türkisch ist ein Plus, kein Muss. Es hilft in der Abstimmung mit Istanbul.

So arbeiten wir

Wir arbeiten in unserem Frankfurter Office zusammen, vor Ort. Das Team wächst und ist international: Frankfurt, Istanbul, Madrid, Dubai. Vieles läuft auf Englisch, alles Behördliche und Steuerliche auf Deutsch.

Wir bauen gerade den zweiten Standort auf, führen die ersten Enterprise-Kunden ein und wachsen.

Vergütung

Festes Gehalt, keine Stundenabrechnung. Wir nennen die Spanne früh im Prozess und richten uns nach Erfahrung und Verantwortungsumfang, nicht nach Verhandlungsgeschick.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Uns interessiert, was du kannst und wie du arbeitest.