🎯 Le Poste

Nous recherchons notre futur(e) Office Manager qui jouera un rôle clé au cœur de l’organisation.

Rattaché(e) directement au HR Manager, tu seras le véritable “couteau suisse” de l’entreprise. Ce poste est hybride et stratégique : tu garantis la fiabilité des données administratives et financières tout en étant le garant du bien-être au bureau. Nous cherchons une personne expérimentée, capable de gérer des sujets complexes avec autonomie et d’apporter de la structure.

De par la nature du poste, qui exige une présence au cœur des locaux et une proximité quotidienne avec les équipes, ce rôle s’exerce en présentiel (le télétravail est possible uniquement à titre exceptionnel).

🔑 Tes Missions

Le poste s’articule autour de 3 piliers majeurs :

1. Finance & Administration (40%)

C’est ici que ta rigueur et ta maîtrise d’Excel feront la différence.

Volet Finance :

• Facturation client : Émission, envoi, suivi des factures et gestion proactive des relances (DSO).

• Pré-comptabilité : Collecte, rapprochement et codification des factures fournisseurs, gestion des notes de frais, lien fluide avec le cabinet comptable.

• Trésorerie & Reporting : Suivi des encaissements/décaissements, préparation des virements et mise à jour des tableaux de bord financiers sur Excel.

Volet Administration & Corporate :

• Secrétariat Général (Corporate) : Gestion des formalités juridiques courantes (Kbis, changements d’adresses, dépôts d’actes, assemblées générales).

• Gestion du courrier : Réception, tri, traitement et rédaction des réponses administratives.

• Classement & Archivage : Organisation structurée de la base documentaire (Drive et physique) pour que chaque document soit retrouvable en 30 secondes.

2. Ressources Humaines - ADP (30%)

En support direct du HR Manager.

• Administration du personnel : Gestion des entrées/sorties (contrats, mutuelle, visites médicales, registre du personnel).

• Paie : Préparation et collecte des éléments variables de paie (EVP) : congés, primes, tickets restaurants, transport.

• Onboarding/Offboarding : S’assurer que chaque arrivée et départ soit fluide logistiquement et administrativement.

3. Office Management & Culture (30%)

Garantir que l’équipe travaille dans les meilleures conditions.

• Gestion des locaux : Relation avec les prestataires, commandes de fournitures et équipements, gestion des petits travaux.

• Happiness & Events : Organisation des événements internes (team buildings, séminaires, afterworks, Christmas Party).

• Travel : Gestion des déplacements professionnels (réservation trains/avions/hôtels) pour les équipes.

🎓 Ton Profil

• Expérience : Tu disposes d’une expérience solide de 5 à 10 ans sur un poste similaire (Office Manager, Assistant de Direction ou Assistant de Gestion PME), idéalement dans un environnement dynamique (Start-up / Scale-up / Tech).

• Excel Power User : Tu maîtrises Excel sur le bout des doigts (TCD, RechercheV, formules conditionnelles, gestion de bases de données). Tu n’as pas peur des chiffres et tu es capable de structurer des reportings fiables.

• Organisation millimétrée : Tu es “méga structuré(e)”. Tu sais gérer de front une multitude de sujets variés sans jamais te laisser déborder. Tu as tes propres méthodes pour suivre tes to-do et prioriser les urgences.

• Langues : Tu as un niveau d’anglais opérationnel (écrit et oral) pour évoluer dans notre contexte tech.

🌟 Tes Soft Skills

• Rigueur absolue : Sur la paie et la facturation, l’erreur n’est pas une option.

• Discrétion : Tu sais gérer des données confidentielles (salaires, santé, stratégie) avec une éthique irréprochable.

• Proactivité : Avec ton expérience, tu ne fais pas qu’exécuter, tu proposes des améliorations de process.

• Sens du service & Empathie : Tu aimes les gens et tu as à cœur de faciliter la vie des équipes.

• Call RH

• Rencontre avec notre CEO

• Rencontre avec notre Chief of Staff et COO